Mails bij gemeente Harderwijk blijven mede dankzij extra vangnet wel bewaard

HARDERWIJK Het beleid van de gemeente Harderwijk is erop gericht dat alle communicatie die door ambtenaren wordt gedaan terug is te vinden.

Wijnand Kooijmans

Daarmee wordt antwoord gegeven door het college van burgemeester en wethouders op vragen van de fracties van VVD en GroenLinks/PvdA. Al waren die twee partijen nog afzonderlijk in de raad vertegenwoordigd op het moment van het stellen van de vragen.

Medewerkers van de gemeente zijn verantwoordelijk om alle relevante communicatie actief op te slaan in de bijbehorende zaakdossiers. Daaronder vallen ook e-mails. Dit is, zo zegt het college, de primaire methode om informatie vindbaar en centraal te registreren.

Zolang een medewerker in dienst is en een e-mail niet zelf heeft verwijderd kan deze direct door de medewerker worden opgezocht in de eigen mailbox in het kader van een beroep op de Wet open overheid (Woo). Het vernieuwde e-mailbeleid heeft een extra vangnet door de bewaartermijn van e-mailboxen van sleutelfunctionarissen die uit dienst gaan te verlengen van dertig dagen naar zes maanden.

Het beleid en de praktijk sluiten niet altijd op elkaar aan, zo stelt het college. De vindbaarheid van informatie is in de kern afhankelijk van de individuele archivering discipline. De menselijke handeling is hierin de meest kwetsbare schakel en blijft daarom een essentieel en blijvend aandachtspunt voor de organisatie.

Van de Google Vault-functionaliteit wordt nog geen gebruik gemaakt vanwege de onmogelijkheid een bedenktijd in te stellen. De verwachting is dat deze mogelijkheid in de toekomst wel ontstaat. In de tussentijd volgt het college de ontwikkelingen nauwgezet om aan de definitieve verplichting te kunnen voldoen.

Lees ook

Harderwijkse fracties hebben vraagtekens bij snelle vernietigen van e-mails van beleidsbepalers en medewerkers