Een klant heeft zijn factuur niet betaald: wat nu?

Wanneer een klant zijn factuur niet betaald, kan dat erg vervelend zijn. Je hebt je product of dienst geleverd en verwacht dat je hiervoor betaald zult krijgen. Helaas gebeurt het regelmatig dat klanten hun facturen niet op tijd betalen, wat voor jou als ondernemer extra werk oplevert en geld kost. In dit artikel geven we je een aantal stappen die je kunt nemen als een klant zijn factuur niet betaald.

Stap 1: Neem contact op met de klant

Als een klant zijn factuur niet betaald, is het belangrijk om zo snel mogelijk contact op te nemen en te vragen wat er aan de hand is. Je kunt dit per mail doen, of telefonisch door gebruik te maken van jouw iPhone 14 Pro Max zakelijk abonnement. Het gaat tenslotte om een zakelijk telefoontje wat je moet plegen. Vraag tijdens het gesprek (of in de mail) eerst of de dienst naar wens is geweest en of de factuur klopt. Door deze persoonlijke aanpak kun je in de loop van het gesprek meteen navragen waarom er niet (op tijd) is betaald. Maak altijd notities van deze telefoongesprekken zodat je daar altijd op terug kunt vallen. Per mail is natuurlijk nog handiger omdat je dan alles meteen zwart op wit hebt staan.

Stap 2: Stuur een herinnering

Als de klant na een aantal dagen nog steeds niet heeft gereageerd of de factuur niet heeft voldaan, kun je ervoor kiezen om een herinnering te sturen. In de herinnering kun je aangeven dat de factuur nog niet is voldaan en wanneer deze betaald dient te worden. Een herinnering kan de klant ertoe aanzetten om snel te reageren en de factuur alsnog te voldoen.

Stap 3: Stuur een aanmaning

Als de klant ook na de herinnering nog steeds niet heeft gereageerd of de factuur niet heeft voldaan, is het tijd om een aanmaning te sturen. In de aanmaning kun je aangeven dat de factuur nog steeds niet is voldaan en wanneer deze betaald dient te worden. Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd, waarin je in ieder geval:

• verwijst naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken of emails en de betalingsherinnering 
• een betalingstermijn stelt van 14 dagen 
• melding maakt van incassokosten en juridische stappen als de betaling uitblijft

Stuur de aanmaning zowel per aangetekende post met ontvangstbevestiging, als per gewone post en bewaar altijd kopieën van de brieven. Per mail kan natuurlijk ook. Wil je er zeker van zijn dat de aanmaning aankomt, dan kun je hem beter aangetekend versturen en vragen om een ontvangstbevestiging. Zo ben je juridisch gedekt wanneer de klant ontkent dat hij/zij de brief heeft ontvangen.

Stap 4: Neem juridische stappen

Als de klant ook na de aanmaning nog steeds niet heeft gereageerd of de factuur niet heeft voldaan, kun je ervoor kiezen om juridische stappen te ondernemen. Dit kan door een incassobureau in te schakelen. Als je ervoor kiest om een incassobureau in te schakelen, kun je dit doen via internet of door contact op te nemen met een incassobureau in jouw regio. Het inschakelen van een incassobureau is een kostbare aangelegenheid, dus zorg ervoor dat je goed overweegt of je deze stap wilt nemen. Lukt het het incassobureau uiteindelijk ook niet dan kun je ook het hele dossier laten behandelen door een gerechtsdeurwaarder.