Achterstand in archief gemeente Harderwijk

HARDERWIJK Het overbrengen van het gemeentelijk archief kent nog steeds een achterstand. Met een plan van aanpak hoopt het college tot een oplossing te komen. Op basis hiervan is de provincie bereid nog één keer opschorting van de overgangstermijn toe te staan. 

De raad wordt gevraagd voor dit jaar een krediet hiertoe van 85.576 euro beschikbaar te stellen. 

Voor de jaren 2023 tot en met 2026 is daarna nog eens in totaal 682.836 euro benodigd. Het plan van aanpak heeft door een wisseling van medewerkers en de coronapandemie in 2019 vertraging opgelopen.

In het plan is opgenomen dat de direct vernietigbare archiefbescheiden niet meer worden geordend. In afstemming met het streekarchivariaat Noordwest-Veluwe vindt verantwoording van vernietiging op pragmatische wijze plaats.

Eind 2026 moeten minimaal alle archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen overgebracht zijn conform de voorwaarden die de Archiefwet 1995 daaraan stelt. De op termijn te vernietigen archiefbescheiden zijn toegankelijk in afwachting van de vernietiging.

De gemeente heeft de verplichting om daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden na twintig jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Hiervan kan ook geen permanente ontheffing worden verleend. Op het tijdig overbrengen wordt ook actief gestuurd door de toezichthouders. De info hierover is openbaar en krijgt aandacht van de media. Dit kan, zo zegt het college, leiden tot negatieve beeldvorming.

Het voorbereiden van het plan heeft langer geduurd dan verwacht. Het benodigde budget kon niet worden meegenomen bij de vaststelling van de begroting 2022-2025. Meespeelt dat ook de op termijn te vernietigen archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden gehouden. Hierin staat info die nog steeds door de ambtelijke organisatie wordt gebruikt bij het uitvoeren van taken.